Abnahmeprotokoll per SpracheDie Abnahme einsprechen. Das Protokoll ist fertig.
Bei der Übergabe sprichst du ins Handy, was ihr feststellt – gemeinsam mit dem Auftraggeber, wenn er der Aufnahme zustimmt, sonst danach allein. Diktura macht daraus den Entwurf eines Abnahmeprotokolls mit Mängeln, Vorbehalten und Restarbeiten. Ihr seht das fertige PDF, beide unterschreiben auf dem Display, und das PDF geht ans Büro und an den Auftraggeber. Kein Formular auf dem Knie, kein Abtippen im Büro.
Teil von Diktura · in jedem Tarif enthalten. Für Betriebe ab 39 €/Monat, Demo auf Anfrage. Im Monatstarif zzgl. einmaliger Einrichtung ab 149 €, im Jahrestarif ist sie inklusive.
Alles, was bei einer Abnahme festgehalten gehört.
Kopfdaten
Auftraggeber, Baustelle, Abnahmedatum und Vertragsgrundlage: VOB/B, BGB-Werkvertrag oder individuell vereinbart.
Ergebnis der Abnahme
Abgenommen, abgenommen mit Vorbehalt, teilweise abgenommen, verweigert oder keine Abnahme. Diktura schlägt das Ergebnis aus deiner Aufnahme vor, ihr prüft es vor der Unterschrift.
Mängel einzeln und verortet
Jeder Mangel als eigener Punkt, mit Geschoss, Raum oder Bauteil, so wie ihr ihn vor Ort benennt.
Vorbehalte je Mangel geklärt
Vor der Unterschrift geht ihr jeden Mangel gemeinsam durch: Behält sich der Auftraggeber deswegen seine Rechte vor? Vorausgewählt ist „ja". Die Antwort steht so im Protokoll.
Positionen und Gewerke
Geht ihr Position für Position durch, steht bei jeder: abgenommen, mit Vorbehalt, nicht abgenommen oder nicht Teil dieser Abnahme.
Restarbeiten und Termine
Offene Punkte kommen ins Protokoll, mit Datum, wenn eins genannt wurde. Zusatzleistungen stehen getrennt, als Angabe des Auftragnehmers.
Fotos
Fotos vom Mangel oder vom fertigen Zustand landen im selben PDF.
Unterschrift auf dem fertigen PDF
Vor der Unterschrift seht ihr genau das PDF, das verschickt wird; danach kommen nur Unterschriften, Namen und Uhrzeit dazu. Unterschreibt ein Vertreter, steht er mit „i. V." im Protokoll, die Vollmacht als Foto oder Vermerk.
Einwendungen des Auftragnehmers
Bist du mit einem genannten Mangel nicht einverstanden, trägst du das ein. Es steht so im Protokoll.
Ausfertigung für den Auftraggeber
Der Auftraggeber bekommt sein PDF per Mail. Gibt er keine Mail-Adresse an, geht das PDF nur an euer Büro, und ihr gebt ihm eine Kopie.
Was du sagst – was du bekommst.
„Also, Fassade ist fertig gestrichen, Alpina Weiß. Frau Müller nimmt ab, aber unten am Sockel ist ein Riss, den behält sie sich ausdrücklich vor. Den Folgeanstrich machen wir am siebten Juli."
- Ergebnis
- Abgenommen mit Vorbehalt.
- Durchgeführte Arbeiten
- Fassade gestrichen (Alpina Weiß).
- Vorbehalte
- Vorbehalt wegen Mangel Nr. 1: Riss im Sockelbereich.
- Weiteres Vorgehen
- 07.07. – Folgeanstrich.
Bei der Abnahme geht es um Geld.
Restzahlung, offene Mängel, wer was zugesagt hat: Ein halbes Jahr später erinnert sich jeder anders. Deshalb lohnt es sich, am Tag der Übergabe aufzuschreiben, was war, und es von beiden Seiten unterschreiben zu lassen.
Diktura schreibt auf und prüft keine Rechtsfragen.
Strenger als beim Tagesbericht.
Beim Abnahmeprotokoll ist Diktura strenger eingestellt als beim Tagesbericht: Es soll nur übernehmen, was ausdrücklich gesagt wurde, und nichts ergänzen. „Sieht gut aus" wird nicht als Abnahme gewertet. Ergebnis, Mängel und Positionen prüfst und korrigierst du vor der Unterschrift.
Was unklar wirkt, zeigt Diktura dir als Hinweis an. Diese Hinweise kommen nicht ins PDF.
Prüfwert im PDF – beide Exemplare lassen sich abgleichen.
Jedes Protokoll bekommt einen Prüfwert über seinen Inhalt. Er steht im PDF, und dieses PDF bekommen Büro und Auftraggeber. Legt ihr später beide Exemplare nebeneinander, zeigen Prüfwert und Inhalt, ob eines verändert wurde.
Diktura verwahrt das Protokoll nicht: Nach dem Versand an Büro und Auftraggeber wird es bei Diktura gelöscht, nach einem Versandfehler spätestens nach 24 Stunden; einen Abgleich mit Diktura gibt es danach nicht. Das PDF legst du wie gewohnt in deinem Büro ab. Auf Wunsch deines Betriebs bewahrt Diktura Abnahmeprotokolle sechs Jahre auf.
In drei Schritten fertig.
Kopfdaten und Zustimmung
Auftraggeber, wer für ihn unterschreibt, seine Mail-Adresse, Termin und Vertragsgrundlage. Dann fragst du ihn, ob ihr das Gespräch aufnehmen dürft.
Einsprechen
Mit seinem Okay nehmt ihr den Rundgang gemeinsam auf, sonst sprichst du danach allein ein: was abgenommen wird, was fehlt, was vorbehalten ist. Bis zu drei Minuten, auch durcheinander.
Prüfen, klären, unterschreiben
Du korrigierst den Entwurf, ihr klärt die Vorbehalte je Mangel und seht euch das fertige PDF an. Beide unterschreiben auf dem Handy, das PDF geht ans Büro und per Mail an den Auftraggeber – ohne Mail-Adresse gebt ihr ihm eine Kopie.
Was du vielleicht noch wissen willst.
Was belegt das Protokoll?
Es hält fest, was ihr bei der Abnahme festgestellt und vor der Unterschrift gemeinsam geprüft habt, bestätigt durch die Unterschriften auf dem fertigen PDF. Beide Exemplare tragen denselben Prüfwert; durch Vergleich der Exemplare lässt sich feststellen, ob eines später verändert wurde. Die Sprachaufnahme selbst wird nicht gespeichert. Diktura schreibt auf und prüft keine Rechtsfragen.
Geht das nach VOB/B und nach BGB?
Du trägst die Vertragsgrundlage in den Kopfdaten ein – VOB/B, BGB oder individuell vereinbart –, und sie steht so im Protokoll. Den Inhalt deines Vertrags prüft Diktura nicht.
Was, wenn nicht der Bauherr selbst abnimmt?
Dann trägst du ein, wer unterschreibt; im Protokoll steht „i. V. [Name] für [Auftraggeber]". Zur Vollmacht wählst du: Foto aufnehmen, liegt in Papierform vor oder keine schriftliche Vollmacht vorgelegt. So steht es dann im Protokoll.
Und wenn die Abnahme verweigert wird?
Dann steht „Abnahme verweigert" im Protokoll, mit den Gründen, die genannt wurden. Du unterschreibst; der Auftraggeber kann unterschreiben oder ablehnen, eine Ablehnung wird vermerkt. Sein PDF bekommt er in beiden Fällen.
Kostet das Abnahmeprotokoll extra?
Nein. Es ist in jedem Tarif enthalten, zusammen mit Tagesbericht und Einsatzplanung – für Betriebe ab 39 € im Monat, Demo auf Anfrage. Im Monatstarif kommt die einmalige Einrichtung ab 149 € dazu, im Jahrestarif ist sie inklusive.
Muss ich eine App installieren?
Nein. Diktura läuft im Browser deines Handys, auf iPhone und Android. Einmal zum Startbildschirm hinzugefügt, verhält es sich wie eine App.
Auch in Diktura enthalten.
Baustellendokumentation →
Tages- und Baustellenbericht per Sprache, mit Material, Zeiten und Fotos.
Einsatzplanung →
Kommende Einsätze einsprechen: wer, wohin, mit welchem Material.
Schluss mit Doku am Feierabend.
Frag Diktura an. Ich richte es für deinen Betrieb ein und sage dir ehrlich, ob es passt.
Demo auf AnfrageEU-KI-AnbieterHosting in Deutschland