Abnahmeprotokoll per SpracheDie Abnahme einsprechen.
Das Protokoll ist fertig.
Bei der Übergabe gehst du mit dem Auftraggeber durch und sprichst ins Handy, was ihr feststellt. Diktura macht daraus ein Abnahmeprotokoll mit Mängeln, Vorbehalten und Restarbeiten. Beide unterschreiben auf dem Display, das PDF geht per Mail raus. Kein Formular auf dem Knie, kein Abtippen im Büro.
Teil von Diktura · in jedem Tarif enthalten · ab 39 €/Monat, monatlich kündbar
Alles, was bei einer Abnahme festgehalten gehört.
Kopfdaten
Auftraggeber, Baustelle, Abnahmedatum und Vertragsgrundlage: VOB/B, BGB-Werkvertrag oder individuell vereinbart.
Abnahmestatus
Abgenommen, unter Vorbehalt abgenommen, verweigert oder keine Abnahme – und zwar nur, wenn es ausdrücklich gesagt wurde.
Mängel einzeln und verortet
Jeder Mangel als eigener Punkt, mit Geschoss, Raum oder Bauteil, so wie ihr ihn vor Ort benennt.
Vorbehalte im Wortlaut
Mangel-Vorbehalte und der Vorbehalt einer Vertragsstrafe werden so übernommen, wie sie gesagt wurden.
Positionen und Gewerke
Geht ihr Position für Position durch, steht bei jeder: abgenommen, mit Vorbehalt, nicht abgenommen oder nicht Teil dieser Abnahme.
Restarbeiten und Termine
Offene Punkte kommen ins Protokoll, mit Datum, wenn eins genannt wurde. Mehraufwand über den Auftrag hinaus steht getrennt.
Fotos
Fotos vom Mangel oder vom fertigen Zustand landen im selben PDF.
Unterschrift beider Seiten
Auftragnehmer und Auftraggeber unterschreiben auf dem Handy. Nimmt ein Vertreter ab, wird die Vollmacht per Foto oder Bestätigung festgehalten.
Was du sagst – was du bekommst.
„Also, Fassade ist fertig gestrichen, Alpina Weiß. Frau Müller nimmt ab, aber unten am Sockel ist ein Riss, den behält sie sich ausdrücklich vor. Den Folgeanstrich machen wir am siebten Juli."
Unter Vorbehalt abgenommen.
Fassade gestrichen (Alpina Weiß).
Riss im Sockelbereich – ausdrücklich vorbehalten.
07.07. – Folgeanstrich.
Mit der Abnahme ändert sich einiges.
Nach der Abnahme wird in der Regel die Vergütung fällig, die Frist für Mängelansprüche beginnt, und wer später einen Mangel behauptet, muss ihn meist selbst beweisen. Umso wichtiger ist, dass schriftlich steht, was am Tag der Übergabe wirklich war.
Zwei Punkte werden dabei oft vergessen: Wer einen bekannten Mangel bei der Abnahme nicht ausdrücklich vorbehält, kann bestimmte Rechte daraus verlieren (§ 640 Abs. 3 BGB). Und eine vereinbarte Vertragsstrafe muss bei der Abnahme vorbehalten werden (§ 341 Abs. 3 BGB). Diktura erkennt solche Vorbehalte und übernimmt sie im Wortlaut.
Das ist keine Rechtsberatung. Ob eine Abnahme wirksam ist und was aus ihr folgt, hängt von deinem Vertrag ab.
Ein freundlicher Ton ist noch keine Abnahme.
Ein Abnahmeprotokoll ist ein Beweisdokument. Deshalb arbeitet Diktura hier strenger als beim Tagesbericht: Übernommen wird nur, was ausdrücklich gesagt wurde. „Sieht gut aus" ist keine Abnahme, und ein erwähnter Mangel ist noch kein Vorbehalt.
Was unklar bleibt, markiert Diktura als offenen Punkt. Du siehst ihn vor dem Unterschreiben und entscheidest, ob du ergänzt.
Fortlaufende Prüfsumme – jede Änderung fällt auf.
Jeder Schritt – Erstellen, Unterschreiben, Versenden – wird mit einer fortlaufenden Prüfsumme protokolliert. Dazu kommen Prüfsummen über das fertige PDF und über beide Unterschriften. Wird nachträglich etwas verändert, passt die Prüfsumme nicht mehr – das lässt sich jederzeit nachweisen.
Die gesetzliche Aufbewahrung (§ 257 HGB, § 147 AO) bleibt Sache deines Betriebs. Das PDF landet dafür in deinem Postfach oder Archiv.
In drei Schritten fertig.
Kopfdaten eintragen
Auftraggeber, Abnahmedatum und Vertragsgrundlage – einmal kurz ausgefüllt, bevor ihr losgeht.
Rundgang einsprechen
Du sprichst beim Durchgehen, was abgenommen wird, was fehlt und was vorbehalten ist. Ganz normal, auch durcheinander.
Prüfen, unterschreiben, senden
Du prüfst die Vorschau, beide unterschreiben auf dem Handy, das PDF geht ans Büro und auf Wunsch in Kopie an den Auftraggeber.
Was du vielleicht noch wissen willst.
Was belegt das Protokoll?
Diktura hält fest, was bei der Abnahme gesagt wurde – mit Unterschrift beider Seiten und fortlaufender Prüfsumme. Ob eine Abnahme wirksam ist und welche Folgen sie hat, richtet sich nach deinem Vertrag und dem Gesetz. Diktura ersetzt keine Rechtsberatung.
Geht das nach VOB/B und nach BGB?
Ja. Die Vertragsgrundlage wählst du in den Kopfdaten: VOB/B, BGB-Werkvertrag oder individuell vereinbart.
Was, wenn nicht der Bauherr selbst abnimmt?
Dann unterschreibt der Vertreter. Die Vollmacht fotografierst du dazu oder bestätigst, dass sie im Original vorliegt.
Und wenn die Abnahme verweigert wird?
Dann steht genau das im Protokoll, zusammen mit den Mängeln, die ihr festgestellt habt. Die Unterschrift des Auftraggebers ist in diesem Fall nicht nötig.
Kostet das Abnahmeprotokoll extra?
Nein. Es ist in jedem Tarif enthalten, zusammen mit Tagesbericht und Einsatzplanung – ab 39 € im Monat, monatlich kündbar.
Muss ich eine App installieren?
Nein. Diktura läuft im Browser deines Handys, auf iPhone und Android. Mit einem Tipp legst du es auf den Startbildschirm.
Schluss mit Doku am Feierabend.
Frag Diktura an. Ich richte es für deinen Betrieb ein und sage dir ehrlich, ob es passt.
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